Как провести телефонное интервью: инструкция + готовые скрипты

Что такое телефонное интервью

Интервью по телефону — удобный для работодателя способ сбора первичных сведений о кандидате. Проводится оно в форме ограниченного по времени устного общения и не требует личного присутствия участников в офисе. Основное назначение такого варианта собеседования — определить, насколько претендент соответствует ключевым требованиям открытой позиции.

К этому методу взаимодействия с соискателем, как правило, прибегают на начальной стадии отбора, когда кандидат направил резюме самостоятельно или рекрутер увидел его на портале о поиске сотрудников. Но иногда интервью может стать единственным этапом, например, если ведется массовый подбор рабочих, и время ограничено.

Плюсы и минусы телефонного интервью

Как и все методы отбора претендентов на вакансии, интервью по телефону имеет свои достоинства и недостатки. Среди плюсов способа можно отметить:

• Быстроту получения обратной связи в сравнении с общением в мессенджерах или по электронной почте.
• Экономию времени HR-менеджера и руководителей на очные собеседования с неподходящими кандидатами.
• Возможность получения информации о соискателе, которая станет основой для решения о приглашении его на собеседование.
• Исключение претендентов, не подходящих по значимым критериям вакансии.
• Создание комфортных условий для соискателей — они находятся в привычной обстановке, испытывают меньший стресс, им нет необходимости тратить время на сборы и поездку в офис фирмы.
• Установление личного контакта.
• Возможность презентации вакансии, фирмы, что помогает сформировать заинтересованность у соискателя. Это особенно важно, если кандидат не является инициатором общения.
• Расширение географии отбора за счет удобства удаленной связи с соискателями.

Но у телефонного интервью есть свои минусы. Основной недостаток метода — краткость общения, отведенного времени хватит лишь на 3–5 несложных вопросов. Также отрицательный эффект оказывает невозможность считывания невербальной информации — мимики, эмоций, жестов, которые при обычном общении дополняют картину взаимодействия. Поэтому желательно во время звонка отдавать предпочтение выяснению ключевых моментов компетентности, а не формированию личного впечатления о кандидате.

Общие правила проведения интервью

Несмотря на то что содержание телефонного интервью будет каждый раз индивидуально, можно выделить несколько основных правил, которых стоит придерживаться HR-менеджеру:

• Чтобы быстро провести опрос кандидата, требуется четкая структура беседы и заранее подготовленный скрипт.
• Если кандидат не отметил телефон в качестве желаемого способа контакта, лучше предварительно написать ему, чтобы уточнить возможность и время звонка. Пример сообщения: «Здравствуйте, Илья Андреевич! Вы отправляли в ООО “Инвест” отклик на позицию “Кладовщик”. Нас заинтересовало Ваше резюме, мы бы хотели уточнить несколько вопросов по телефону. Просьба указать в ответном сообщении удобное для Вас время звонка».
• Если соискатель не отвечает на вызов, не стоит долго занимать линию или перезванивать несколько раз подряд. При наличии автоответчика можно оставить краткое сообщение с информацией о себе, цели звонка и просьбой связаться.
• Стоит заранее планировать время для интервью исходя из своей рабочей загруженности. Во время беседы рекрутеру нежелательно отвлекаться, заставлять претендента ожидать ответа, перебивать его и перезванивать.
• Лучше иметь перед собой скрипт интервью, а также инструменты для фиксации ответов кандидатов — бумагу, открытый файл Word, специальные программы.
• Соискателю нужно давать возможность высказаться и задать вопросы, но желательно корректировать направление беседы, если кандидат уходит в сторону от темы.

Этапы телефонного интервью

Организация и проведение телефонного интервью включает несколько этапов. В некоторых случаях стадия вопросов от HR-менеджера и кандидата может отсутствовать или быть сокращена.

Подготовка к проведению

На все этапы интервью оптимально отводить 10–15 минут. Более длительная беседа может быть неудобна соискателю, а также вызывать у него потерю интереса к диалогу и дискомфорт. Поэтому рекрутер должен заранее спланировать ход общения, чтобы успеть уточнить все необходимые сведения и оставить о себе и компании благоприятное впечатление.

Желательно иметь разработанный сценарий начала и окончания интервью, который подойдет для всех вакансий с небольшой корректировкой для каждого случая. Для основного этапа стоит предварительно подготовить список общих ключевых вопросов по должности. После анализа резюме кандидатов нужно выбрать 3–5 наиболее подходящих конкретному соискателю, в особых ситуациях — разработать индивидуальные.

Приветствие и презентация 

Любое интервью по телефону должно начинаться с приветствия собеседника и самопрезентации. Рекрутеру необходимо в краткой форме представить себя, компанию, и, если кандидат сам откликнулся на вакансию, сообщить ему об этом.

Для специалистов и руководителей в телефонном интервью достаточно просто обозначить название фирмы, а для претендентов на линейные позиции лучше отметить несколько отличительных признаков вакансии (сферу деятельности организации, адрес, уровень заработка и т. д.) Соискатели на рабочие профессии отправляют существенно больше откликов, поэтому им необходимо напомнить о том, с кем именно они общаются.

Независимо от должности, стоит уточнить, удобно ли собеседнику вести разговор. Если инициатором беседы становится сам интервьюер и соискатель не знает о вакансии, условиях работы, нужно в 2-3 предложениях рассказать об этих моментах.

Примеры фраз для начала диалога:

• «Здравствуйте, Илья Андреевич! Я Анна Ивановна, менеджер по персоналу ООО “Профи”. Вы отправляли отклик на нашу вакансию “Кладовщик”. Вам сейчас удобно разговаривать?»
• «Добрый день, Петр Сергеевич! Меня зовут Лилия, я менеджер по персоналу ООО “Инвест”. Вы направляли нам отклик на вакансию “Региональный представитель”. Вы сможете сейчас ответить на несколько вопросов по Вашему резюме? Это займет примерно 10 минут».
• «Здравствуйте, Евгений Игоревич! Вы направляли отклик на вакансию комплектовщика в ООО “СпецСтрой”, производство металлоизделий, район парка «Центральный». Меня зовут Кристина. Я рекрутер фирмы. У Вас есть возможность сейчас разговаривать?».

Уточнение вопросов

Если соискатель согласен продолжать диалог, интервью переходит к основной фазе — взаимному уточнению информации компанией и кандидатом друг о друге. В связи с ограниченностью времени стоит выбирать вопросы, имеющие ключевое значение для принятия решения о личной встрече. Формулировкам нужно уделить особое внимание — они должны подразумевать краткие и однозначные ответы.

Чтобы удостовериться в правдивости ответов о владении программами, знаниями, можно задавать контрольные вопросы, либо сообщать заведомо неверное суждение, ожидая реакции кандидата. Например, уточнять названия фирм, которые определенно должны быть известны для специалистов этой должности, форм основных отчетов, документов и т. д.

Варианты вопросов для телефонного интервью с кандидатом:

• Были ли у вас в подчинении сотрудники? Сколько человек? В чем заключались ваши задачи как руководителя?
• Для доставки продукции вы работали с собственным автопарком или сотрудничали со сторонними компаниями? Какими?
• Оформляли ли вы документы на доставку груза в другую страну? Какие бумаги вы готовили для этого?
• Вы сотрудничали с имеющейся базой клиентов или в ваши задачи входило также привлечение новых?
• Проводили ли вы переговоры на уровне первых лиц компании?
• С какими CRM-системами вы работали?
• С какими марками профиля и фурнитуры вы работали?
• Вы использовали собственный инструмент для выполнения рабочих обязанностей или его предоставляла компания?
• Расскажите подробнее о ваших обязанностях в компании «Х»?
• Есть ли у вас личный автомобиль? Готовы ли вы его использовать в служебных целях на условиях договора аренды?
• Вам интересна сфера деятельности нашей компании? Чем?
• Выезжали ли вы в командировки на прошлом месте? Как часто?
• Вы работали с 1С: 8.3? Каким документом вы оформляли поступление товара, и как его сформировать в программе?
• Вы работали по другой специальности. Чем именно вас заинтересовала наша вакансия?
• Какая у вас группа допуска по электробезопасности, когда была последняя аттестация? Есть ли на руках удостоверение?
• Оформлено ли удостоверение охранника (разрешение на оружие, вид на жительство, разрешение на работу, другой документ)?

Если соискатель вас заинтересовал, то после завершения интервьюирования нужно предложить ему задать вопросы о вакансии и фирме, которые могли у него появиться.

Связанная статья

10 правил проведения собеседования, о которых должен знать каждый HR-менеджер

Разбор ошибок и полезные советы по подготовке к интервью с соискателями

Завершение интервью

Заключительная стадия телефонного интервью. Ее цель — поблагодарить претендента на должность за участие в беседе, возможно, проинформировать его о дальнейших действиях (ожидать ли ему звонка с приглашением на собеседование или отказом, в какой срок).

Обычно этот этап телефонного интервью следует после уточнения всех необходимых сведений о соискателе. В некоторых случаях может наступить раньше, например, если кандидат уже нашел работу, ответ на первый же вопрос полностью не соответствует требованиям открытой позиции либо противоречит данным резюме. Также лучше завершить разговор, если собеседник дает неадекватную реакцию на общение: не проявляет интерес, молчит, говорит агрессивно, недовольно, односложно.

Шаблон текста для окончания беседы:

• «Большое спасибо за уделенное время! Я хотела бы пригласить Вас на собеседование, будет ли Вам удобно подойти завтра в 10.00?»
• «Спасибо, что уделили мне время. Я свяжусь с Вами в течение 3-х дней и сообщу о результатах рассмотрения Вашей кандидатуры. До свидания!»
• «Благодарю за уделенное время! Всего Вам хорошего на новом месте».
• «Спасибо за уделенное мне время! Удачи Вам в поисках».
• «Если Вам необходимо время подумать, мы можем созвониться с Вами завтра. Во сколько будет удобно?»

Подведем итоги

Интервью по телефону — удобный метод первичного отбора, который позволяет за непродолжительное время подтвердить соответствие специалиста ключевым требованиям вакансии, уточнить недостающую в резюме информацию и проверить достоверность указанных данных. Кроме того, такое собеседование дает возможность настроить личное взаимодействие, а также презентовать свою компанию и вакансию.

Чтобы получить наибольшую пользу от применения этого способа отбора, необходимо правильно подойти к его организации. Желательно использовать скрипт телефонного интервью с кандидатом, подбирать только значимые для должности вопросы, адаптируя их под специфику компании, и следовать правилам проведения беседы.